La documentación de procesos es un recurso interno invaluable que captura de manera detallada las tareas y pasos necesarios para poner en marcha un nuevo proceso. Su importancia radica en la necesidad de registrar y dar un seguimiento adecuado al progreso de procesos, ya sea desde acciones cotidianas como la incorporación de nuevos empleados hasta la definición de metas más ambiciosas, como la reestructuración de equipos.
Este valioso recurso no solo se limita a la implementación de nuevos procesos; también sirve como una herramienta estratégica para optimizar procesos existentes. Sorprendentemente, la documentación de procesos está presente en diversas áreas de una organización, desde el desarrollo de herramientas innovadoras hasta la gestión de comunicaciones con clientes.
Más allá de mantener alineados a los equipos, la documentación de procesos se erige como una hoja de ruta para los miembros del equipo. Al establecer claramente los pasos necesarios para crear un proceso nuevo, esta documentación elimina la confusión y sirve como una referencia confiable para consultas inmediatas.
Documentación de Procesos vs. Mapas de Procesos
Aunque los términos “documentación de procesos” y “mapas de procesos” pueden parecer similares, existen diferencias fundamentales entre ambos. La distinción principal radica en el diseño de cada sistema. Mientras que la documentación de procesos se centra en la creación de un documento escrito que define detalles clave, los mapas de procesos se concentran en la visualización del proceso. Aunque la documentación de procesos puede incluir representaciones visuales, difiere significativamente de la minuciosa visualización de un mapa de procesos.
En FRQTAL, contamos con tres categorías de documentación: la documentación interna de procesos, la documentación de código y la documentación pública que se encuentra en GitBook. Es imperativo que todos los miembros de la organización lean esta documentación para comprender las ideas, recursos y metas que la empresa ha considerado. Estas herramientas no solo sirven como guía, sino que también fomentan una comprensión integral de la visión y los objetivos de la empresa.”